KICK-OFF MEETING LÀ GÌ

  -  

Kick off meeting là gì? Là khởi động hoặc phân phát động, giúp doanh nghiệp bao hàm về dự án, truyền đạt những mục tiêu, giải thích vai trò và trách nhiệm chung.

Bạn đang xem: Kick-off meeting là gì


*

Project Kick-off Meeting là gì? Những điều cần chú ý

Project Kick off meeting là gì?

Project Kick off meeting được đọc là phầnhọp khởi rượu cồn dự án. Trong phạm vi PMP, Project Kick-off meeting KHÔNG đề xuất là cuộc họp trong những khi khởi tạo dự án (Initiating) mà lại Project Kick-off meeting thường liên quan đến việc ngừng lập kế hoạch (end of planning) và bước đầu thực hiện (executing). Đây là một trong những phần quan trọng nhằm doanh nghiệp có thể khái quát mắng về dự án công trình sắp triển khai, mục đích của nó là nhằm truyền đạt các phương châm của dự án, đạt được cam đoan của đội cho dự án và lý giải vai trò và trách nhiệm của mỗi mặt liên quan. Việc họp khởi động rất có thể xảy ra tại các thời điểm khác biệt tùy ở trong vào đặc điểm của dự án:

Đối với những dự án nhỏ, hay chỉ gồm một nhóm thực hiện việc lập chiến lược và thực hiện. Vào trường thích hợp này, Project Kick-off meeting xẩy ra ngay sau khi ban đầu (initiating), vào Nhóm quá trình lập kế hoạch (planning), bởi vì nhóm có liên quan đến vấn đề lập kế hoạch.Các dự án công trình nhiều tiến trình (Multiphase) thường sẽ bao gồm 1 cuộc họp khởi đụng vào đầu từng giai đoạn.

Mục đích của ProjectKick-off meeting

Nhìn chung, trước khi quá trình Lập kế hoạch quản lý dự án (Develop Project Management Plan) có thể được ngừng và việc triển khai dự án rất có thể bắt đầu, một buổi họp khởi động dự án (Project Kick-off meeting) cần được tổ chức. Đây là 1 trong cuộc họp của các bên liên quan đặc biệt quan trọng đến dự án (khách hàng, tín đồ bán, đội dự án, quản lý cấp cao, thống trị chức năng và nhà tài trợ). Mục tiêu của buổi họp này là nhằm thông báo bước đầu triển khai dự án, để đảm bảo an toàn mọi fan đều quen thuộc với các cụ thể của nó - bao gồm các mục tiêu của dự án công trình và vai trò trách nhiệm của những bên liên quan - và đảm bảo sự cam đoan cho dự án từ những người. Nói bí quyết khác, cuộc họp được tổ chức để bảo đảm an toàn mọi bạn đều sống trên cùng một trang, đọc giống nhau về mục tiêu của dự án. Xung quanh việc reviews những người liên quan đến dự án, cuộc họp có thể xem xét các mục như cột mốc dự án, rủi ro khủng hoảng dự án, kế hoạch cai quản truyền thông cùng lịch họp.

Lợi ích của Project Kick off meeting

Lợi ích của Project Kick-off meeting bao gồm nhưng ko giới hạn:

Giúp cho toàn bộ các member biết về nhauGiúp cho tất cả thành viên biết được kim chỉ nam của dự ánBiết được mục đích trách nhiệm của những bên liên quanCó được sự đồng thuận và cam kết của các bên liên quan đặc biệt quan trọng để tăng tài năng thành công cho dự ánGiúp nhóm dự án và những bên tương quan hiểu biết về kim chỉ nam dự án và kế hoạch làm chủ dự án bao hàm phạm vi, tiến độ/cột mốc tiến độ, ngân sách, đưa định, ràng buộc, … Đối cùng với dự án nhỏ thì để giúp đỡ nhóm dự án biết được kế hoạch quản lý dự án ban sơ vì trong số dự án nhỏ dại thì Project Kick-off meeting xảy ra ngay sau khi bắt đầu (initiating), trong Nhóm các bước lập kế hoạch (planning). Đối với dự án công trình lớn thì sẽ giúp nhóm dự án biết được kế hoạch cai quản dự án cụ thể vì nhiều phần việc lập kế hoạch đã trả thành, với Project Kick-off meeting diễn ra với các quy trình trong đội quy trình thực hiện (executing).Giúp Giám đốc dự án công trình có được sự hỗ trợ của những bên liên quan quan trọngLà cơ hội để tất cả thành viên đặt câu hỏi và được thiết kế rõ tin tức về dự ánGiúp tất cả mọi tín đồ đều ngơi nghỉ trên và một trang, phát âm giống nhau về dự án.

Xem thêm: " Đáp Ứng Tiếng Anh Là Gì ? Đáp Ứng Nhu Cầu Tiếng Anh Là Gì

Trình tự các bước để bao gồm Project Kick-off meeting thành công

Bước 1: sẵn sàng Kick off meeting

Để cuộc họp Project Kick off meeting thành công, đề xuất chọn nội dung giữa trung tâm để mọi tín đồ cùng thảo luận trong buổi kick-off meeting. Ngôn từ này nên được giữ hộ trước cho tất cả các bên tham gia trước khi tham gia cuộc họp này. Tùy vào điểm sáng và yêu mong của từng doanh nghiệp lớn và từng dự án công trình mà hoàn toàn có thể gửi trước 24 giờ, hoặc một vài ba ngày/tuần.Cần lập ra lịch trình nghị sự (agenda) đến buổi Project Kick-off meeting, có thể bao gồm các nội dung:Giới thiệu về dự án công trình và tại sao dự án xuất hiệnMục tiêu dự ánPhạm vi dự ánCác mốc tiến độNgân sách dự ánChất lượng dự ánĐội nhóm dự án công trình và các bên liên quanTruyền thông dự ánRủi ro dự ánCác trả định cùng ràng buộcCác thông tin khác liên quan đến dự ánCâu hỏi với Trả lờiGửi trước ngôn từ này cho các bên tham dự buổi họp Project Kick-off meeting

Bước 2: ban đầu Project Kick-off meeting

Project Kick-off meeting sẽ mở đầu bằng các tiết mục như văn nghệ, trò chơi tập thể, tổ chức team building, hoặc các game bé dại cho những người tham gia nhằm mục tiêu mục đích tạo ra sự thoải mái, sự sáng sủa tạo, để cuộc họp đạt được kết quả cao nhất.Đặt ground rules cho cuộc họp để buổi họp đạt hiệu quảGiới thiệu nguyên nhân tổ chức cuộc họp, văn bản chương trình cuộc họp (agenda) và những sự việc cần hiệp thương trong cuộc họp

Bước 3: Dẫn dắt Project Kick off meeting

Là Project Manager, bạn cần dẫn dắt và điều hướng cuộc họp, trừ ngôi trường hợp gồm sếp của bạn hoặc bên tài trợ muốn phụ trách vai trò này.Bạn sẽ trình làng sơ lược về Project Charter với các thông tin như phương châm dự án, phạm vi cấp cho cao, các giả định và ràng buộc cung cấp cao, cột mốc tiến độ, giá cả dự án, rủi ro cấp cao … và nguyên nhân dự án xuất hiện.Tuần trường đoản cú trao đổi những vấn đề về Project Management Plan (Kế hoạch thống trị dự án) gồm mục tiêu và phạm vi dự án, các mốc tiến độ, giá cả dự án, chất lượng dự án, nhóm nhóm dự án công trình và những bên liên quan, truyền thông media dự án, rủi ro khủng hoảng dự án, những giả định và ràng buộc, những thông tin khác.Cần xác lập rõ ý muốn đợi và mức độ hỗ trợ của các bên liên quan, độc nhất là những bên liên quan quan trọng. Lấy ví dụ họ yêu cầu đạt được mục tiêu gì, cần tin tức nào trong dự án, cần báo cáo theo tần suất hàng tuần, 2 tuần hay hàng tháng…, với tìm cách gia tăng sự hỗ trợ của những bên liên quan quan trọng đặc biệt để giành được sự đồng thuận và cam kết của các bên liên quan quan trọng đặc biệt nhằm tăng kỹ năng thành công cho dự án.

Bước 4: hoàn thành Project Kick off meeting

Phần cuối của cuộc họp sẽ hoàn toàn có thể là phần câu hỏi và vấn đáp nhằm hiểu rõ mọi tin tức mà các bên liên quan thắc mắc.Chốt lại cuộc họp bằng biên bạn dạng cuộc họp (MOM - Minutes of Meeting) với không thiếu thốn thông tin bắt buộc thiết, bao gồm ít nhất là planer hành động, tín đồ phụ trách, thời hạn chót (deadline) của từng kế hoạch hành động.Gửi biên phiên bản cuộc họp cho tất cả các bên tương quan phù hợp.

Xem thêm: Nâng Cấp Vô Song Chiến Thần, Cách Đổi Đồ Thiên Hạ Vo Song Võ Lâm 2

Đôi dịp công cụ xúc tiến ảo (virtual tools) được sử dụng cho Project Kick-off meeting nếu các thành viên không thể bố trí tham gia tại cùng 1 địa điểm. Những công cụ có thể sử dụng bao gồm nhưng giới hạn max như đoạn clip conference, webinar, Skype, … mặc dù phương thức họp mặt trực tiếp vẫn mang lại công dụng cao nhất.